Le coffre-fort numérique est un service en ligne permettant de stocker les documents et de les consulter. Différent de Dropbox ou de Google Drive, il doit garantir l’intégrité, la confidentialité et l’accès aux données stockées. C’est un service sécurisé propre à son utilisateur. Mais quels sont ses avantages ?
Qu’est-ce que le coffre-fort électronique ou numérique ?
Le coffre-fort numérique est un service online permettant de protéger, de garder, de classer et de visualiser des données sensibles : bulletins de paie, contrats, divers documents administratifs…
Il est possible d’en avoir accès à tout moment et d’en rajouter des documents, à condition d’avoir une connexion internet.
Aujourd’hui, ce service peut aussi être proposé aux particuliers, prenant la forme d’un espace de stockage sécurisé, demandant une identification.
Dans tous les cas, quand le coffre-fort sera paramétré, il pourra accueillir instantanément les nouveaux dossiers et les fichiers, et les garder dans un espace sécurisé.
Respecter toutes les obligations légales
L’usage du coffre-fort n’est pas forcément obligatoire quoique conseillé. Cela est d’autant plus important si les entreprises veulent se conformer aux dispositions relatives au RGPD et à la loi de travail de 2016.
Il est à rappeler que depuis 2017, l’employeur doit remettre un bulletin de paie au salarié, que ce soit en format papier ou numérique. S’il est électronique, il sera sauvegardé dans la base de données durant 50 ans au moins.
Les bénéfices d’utiliser un coffre-fort numétique
Archivage et sauvegarde des données
Le principal atout du coffre fort numérique est de proposer une grande capacité de stockage et d’archivage pour les divers documents. Il peut être gratuit ou onéreux, mais en échange, vous pouvez bénéficier d’un espace suffisant pour bien garder vos données.
Il s’apparente à un compte en banque sur lequel, vous devez vous inscrire via votre identifiant et votre mot de passe.
Pour un meilleur stockage, vous pouvez ajouter un SAE ou un système d’archivage électronique. Et afin de garantir une traçabilité et une authenticité des archives, le CCFN est à votre disposition.
Une économie de faite
Grâce au coffre-fort numérique, vous pouvez effectuer des économies, allant de 10 à 30 centimes par dossier.
- Le service des RH peut aussi mieux gérer son temps.
- Nul besoin d’imprimer ou de distribuer les bulletins de paie.
- Vos employés pouvant ainsi se focaliser sur d’autres missions plus importantes et à forte valeur ajoutée.
Une excellente gestion des documents
Grâce au coffre-fort numérique, vous pouvez gérer la totalité de vos documents en un même endroit. Vous ne prendrez pas le risque d’en égarer.
En effet, le CFN ne sert pas seulement à stocker vos dossiers. Il agit comme un vrai porte-documents dans le sens où vous pouvez ranger, trier et classer les dossiers. D’une part vous allez gagner de l’espace et d’autre part, vous trouverez en quelques clics les dossiers les plus importants.