Le concept de bureau numérique est utilisé de plus en plus fréquemment, car il constitue l’une des principales exigences des entreprises pour être compétitives dans la nouvelle économie numérique. Dans ce blog, nous avons déjà consacré un article à ce nouveau concept d’espace de travail et nous avons également abordé en détail l’idée d’un bureau sans papier, qui consiste à éliminer les documents imprimés et à les remplacer par des documents numériques pour le stockage il y a arkevia + d’infos ici. Sur ce dernier point, il existe de nombreuses études qui traitent des coûts considérables, souvent involontaires, dans l’utilisation excessive du papier. Par conséquent, bien que la numérisation de tous les documents d’une entreprise soit une tâche ardue qu’il ne faut pas sous-estimer, le faire permet de réaliser des économies importantes. En outre, il s’agit d’un pas en avant significatif dans la digitalisation des processus et non seulement pour améliorer l’ordre dans un bureau, mais aussi pour augmenter la productivité des employés. Dans ce post, nous expliquons la meilleure stratégie organisée pour numériser les documents.
Les coûts associés à l’utilisation de documents papier
Les entreprises dépensent environ 19 euros pour classer un document imprimé. Et lorsqu’il s’égare, ce qui arrive à environ 7,5% des documents, le récupérer peut coûter jusqu’à 113 euros de plus. Ces chiffres et d’autres sont souvent difficiles à calculer dans le contexte de la majorité des entreprises, où il est normal de voir d’énormes piles de papiers s’accumuler partout. Cependant, aujourd’hui, il existe de nombreux sites Internet qui nous permettent de calculer approximativement le coût de tout le papier que nous utilisons, un matériau que nous continuons souvent à considérer comme infini et irremplaçable pour notre travail quotidien. S’affranchir du papier permet aux entreprises de réduire leurs coûts d’impression, de stockage et d’expédition, de gagner de l’espace, de décentraliser les documents et de permettre aux employés d’y accéder plus rapidement et de manière plus sécurisée, et même de contribuer positivement à l’environnement. Cette grande variété d’avantages fait que de nombreuses entreprises négligent deux détails importants :
- que le bureau sans papier ne peut pas être mis en œuvre du jour au lendemain ;
- que même dans une transition rapide, il ne faut pas oublier que le volume de papier à notre disposition ne peut pas simplement disparaître.
Comment numériser tous les documents d’une entreprise ?
La mise en place d’un bureau sans papier nécessite d’intégrer de nouveaux protocoles et technologies pour travailler de manière numérique, mais aussi une stratégie de numérisation des documents en trois étapes.
Comment transformer les documents papier en documents numériques ?
La première étape nécessite de décider qui sera responsable du processus de numérisation, avec quel format et quelle technologie. Si la numérisation des documents n’est pas une pratique aussi répandue que l’utilisation d’un traitement de texte ou d’une imprimante classique, il est toujours préférable de limiter le nombre de membres de l’équipe effectuant cette tâche afin de garantir un format cohérent pour les fichiers obtenus. Ainsi, il est recommandé de choisir une résolution de 300 dpis, une numérisation en noir et blanc et que le résultat final soit enregistré dans un format PDF. En ce qui concerne la technologie, il est important de choisir une solution logicielle unique parmi toutes celles disponibles sur le marché. Pour prendre cette décision, vous devez tenir compte du fait que les personnes chargées de la tâche de numérisation vont se trouver physiquement au bureau – dans ce cas, elles peuvent utiliser des scanners de bureau ou des appareils à usage multiple, qui peuvent également être utilisés comme imprimantes – ou si elles vont le faire depuis un autre endroit, auquel cas il est recommandé d’utiliser des applications qui permettent de numériser les documents grâce à l’appareil photo d’un smartphone.
Il est aussi important de considérer la commodité d’incorporer au scanner une analyse ROC, qui permet de passer d’un texte imprimé à un texte numérique à travers l’interprétation des caractères, et qui offre également la possibilité d’effectuer des recherches hypertextuelles à travers le document, une fois numérisé.
Comment stocker les documents numérisés ?
Cette décision tourne principalement autour du choix d’une solution de stockage dans le cloud et de la décision de savoir si elle nécessite une sauvegarde physique sécurisée. Il existe de nombreuses plateformes de stockage sur le marché, mais les principaux points à garder à l’esprit lors du choix de l’une d’entre elles doivent être :
- la possibilité de créer des niveaux d’accès différents, afin que certains utilisateurs puissent lire et modifier les documents, tandis que d’autres ne peuvent les consulter qu’en mode « lecture seule » ;
- la compatibilité multiplateforme, qui permet d’accéder aux documents quel que soit le périphérique, qu’il s’agisse d’un ordinateur portable, d’un ordinateur de bureau ou d’un smartphone ;
- son niveau de sécurité, afin de garantir l’intégrité et la confidentialité des documents lors de leur accès.
Comment accéder aux documents une fois qu’ils sont numérisés ?
Une fois que le système de stockage des dossiers numérisés a été décidé, il faut convenir d’un dossier simple, explicite et flexible, dans lequel il est important de distinguer deux types de documents :
- ceux que l’on numérise uniquement à des fins de classement et auxquels on accédera rarement ;
- et les documents auxquels on accède plus fréquemment, comme les contrats, les factures, etc. qui doivent être faciles à trouver, idéalement pas plus de trois ou quatre clics pour y accéder.