Tout comme les séminaires et les journées d’étude, les soirées d’entreprise sont des événements professionnels importants qui nécessitent la location de salles toutes équipées et qui peuvent accueillir les convives. En effet, l’organisation d’événements est une tâche complexe. Pour se soulager des préparatifs, beaucoup d’organisateurs choisissent les prestations clé en main.
Pourquoi louer une salle ?
Les avantages de la location sont nombreux. Tout d’abord, cela vous fera gagner du temps. Les propriétaires peuvent mettre à votre disposition les services d’un décorateur et d’un traiteur. Ce dernier pourra alors se charger du repas événementiel. Tout comme il peut préparer des boissons chaudes, des viennoiseries et même des plateaux-repas pour un séminaire d’entreprise, il peut également préparer un grand buffet gastronomique.
Cela vous épargnera le stress et vous permettra d’optimiser votre budget. De plus, cela vous donnera le temps d’accueillir les invités comme il se doit. Vous n’aurez pas à vérifier si tout se passe bien en cuisine car les traiteurs s’en chargent déjà. Les propriétaires proposent différents forfaits parmi lesquels vous pourrez choisir en fonction de vos besoins.
En outre, les salles à louer ne le sont pas seules. Elles s’accompagnent d’un service professionnel qui vous sera profitable. Avec la formule tout compris, vous n’aurez plus à vous soucier de rien car tout se mettra en place selon vos souhaits.
Quelle salle choisir ?
Tout d’abord, choisissez des salles de réception entièrement équipées, car cela vous évitera de transporter tout un tas de matériels en amont et en aval. Que doit comprendre la logistique ? L’essentiel pour le bon déroulement de la soirée. On peut citer un écran de projection, un vidéoprojecteur, une connexion wifi haut débit, des chaises et des tables fonctionnelles, une belle vaisselle, une sonorisation…
Par ailleurs, choisissez une grande salle qui garantira le confort des convives. Elle doit être adaptée au nombre de participants. Comme il s’agit d’une soirée, vous n’avez pas besoin que la salle soit traversée par la lumière du jour. Optez plutôt pour celle qui propose des jeux de lumière ou qui soit bien lumineuse en soirée. Pour sortir de l’ordinaire, misez sur des lieux atypiques comme un grand château.
Pour définir la bonne capacité d’accueil pour la location d’une salle à Lyon, prenez en compte le nombre de personnes assises et la piste de danse. L’idéal est de compter 1,5m2 pour une personne. L’agencement est aussi important. Veillez à ce que tout le monde puisse voir l’écran de projection.
Comment louer une salle ?
Les tarifs de location sont très variables d’un endroit à un autre. En général, la disponibilité des salles sera décisive. Pour avoir plus de choix, faites vos réservations à l’avance. Évitez les week-ends car si vous louez une salle luxueuse, il y a fort à parier qu’elle a déjà été réservée un an plus tôt. De plus, il vaut mieux organiser la soirée du lundi au vendredi pour que les convives puissent profiter normalement de leur week-end.
Privilégiez un lieu idéalement situé et qui ait pris des dispositions pour les personnes à mobilité réduite. Les configurations des espaces sont donc importantes. Prenez le temps de visiter différentes salles avant de faire votre choix. Certes, le lieu idéal doit répondre à tous les besoins de la soirée mais il faut également faire preuve de flexibilité car vous ne trouverez peut-être pas la salle parfaite en deux jours.
Dans tous les cas, optez pour un espace convivial dans lequel tout le monde se sentira à l’aise. En outre, faites-en sorte de choisir une bonne animation musicale et de mettre l’ambiance car bien que le lieu soit agréable, les gens voudront avant tout s’amuser !