Votre organisation travaille constamment sur des projets, que vous le sachiez ou non.
Cependant, vous ne pensez peut-être pas à la gestion de projet comme à une discipline spécifique.
Parfois, elle se manifeste seulement par les propos de votre direction générale : « Nous devons terminer ce projet avant la fin du trimestre. C’est vous qui êtes responsable. »
Or, tout ce que vous faites après avoir reçu une tâche complexe à accomplir relève effectivement de la gestion de projet. Surtout si vous travaillez avec une équipe sous vos ordres et que vous organisez le travail.
Et même si vous n’avez pas reçu de formation professionnelle, vous pouvez quand même profiter de tous les avantages d’une bonne gestion de projet ainsi que de l’objectif smart.
Comment ?
Jetons un coup d’œil !
L’importance de la gestion de projet
Aujourd’hui, si vous êtes un manager ou un chef d’équipe, vous êtes un gestionnaire de projet. Cependant, la différence entre aborder chaque projet avec une planification de base et l’aborder avec des processus de gestion de projet appropriés est énorme.
Si vous connaissez les bases de la gestion de projet, vous serez en mesure de créer des processus fiables.
Imaginons que vous rencontriez un nouveau client. Si vous n’avez pas de processus établi, vous devrez vous souvenir de tout ce que vous devez définir :
– Les attentes des parties prenantes
– les produits livrables
– La portée du projet.
Et ainsi de suite.
Vous noterez ces informations dans un document informel et les oublierez jusqu’à ce que des problèmes surviennent. Et si vous n’avez pas pensé à couvrir les politiques de changement avec votre nouveau client, vous ne serez pas en mesure de lui dire non. C’est le stress et le dépassement du budget.
La majorité des organisations ont des difficultés avec leurs processus de gestion de projet.
Nous avons tous été poussés à travailler plus et à prendre plus de responsabilités sans avoir reçu la formation adéquate. Les organisations considèrent la gestion de projet comme une simple gestion de projets et non comme une discipline complémentaire dotée de nombreux atouts.
Au XXIe siècle, la gestion de projet est l’affaire de tous. Pas seulement aux chefs de projet spécialisés.
Et c’est exactement la raison pour laquelle la gestion de projet peut vous aider, ainsi que votre équipe et votre organisation, à mener à bien des projets dans les délais impartis et sans que tous les intéressés aient à souffrir de maux de tête.
Mais les avantages de la gestion de projet ne s’arrêtent pas là.
5 avantages de la planification et de la gestion de projet
Le fait d’avoir une structure de gestion de projet et de savoir comment utiliser les techniques pour terminer vos projets dans les temps présente d’innombrables avantages.
Cependant, il existe cinq avantages immédiats d’une bonne gestion de projet :
1. La gestion de projet améliore la productivité et réduit les coûts et la charge de travail
L’objectif ultime de la gestion et de la planification de projet est l’efficacité. Vous voulez faire autant que possible en aussi peu de temps que possible.
La gestion de projet vous aide à créer une méthodologie optimisée.
Une fois que vous aurez créé des processus, des modèles et des procédures, vous pourrez les réutiliser pour chaque projet et vous saurez exactement sur quoi vous pouvez compter.
Cela atténuera automatiquement les risques et améliorera votre efficacité.
Comment améliorer l’efficacité de la gestion de projet
– Créez un plan de projet contenant les informations que vous avez reçues des clients et des autres parties prenantes, les ressources, une structure de répartition du travail et un calendrier avec des étapes clés.
– Décomposez le projet en tâches et définissez clairement : les responsables des tâches, les dépendances des tâches, les dates d’échéance et les ressources.
– Utilisez des diagrammes de Gantt pour contrôler la charge de travail de chaque membre de l’équipe et vous assurer que personne ne prend trop de risques.
– Tenez vos clients et votre direction au courant et convenez des points de contrôle où vous les informerez de l’avancement du projet.
– Créez une politique de changement avant de lancer le projet. Si le projet prend de l’ampleur ou si les clients souhaitent apporter des modifications, veillez à vous référer à la politique pour déterminer si elle est viable et si vous risquez de dépasser le budget ou d’être en retard.
– Essayez les méthodologies de projet Kanban ou Scrum pour le suivi du projet.
– Demandez l’avis de votre équipe sur vos plans de projet et de tâches. Veillez à ce qu’ils puissent toujours accéder au plan du projet et le mettre à jour. Envisagez d’utiliser un outil de gestion de projet comme Project Central pour améliorer la transparence. Essayez-le gratuitement.
2. La gestion de projet améliore la collaboration
Si tout ce qui concerne votre projet est structuré et que les membres de l’équipe savent exactement ce qu’ils doivent faire à tout moment, il sera beaucoup plus facile de les gérer.
De plus, chacun donnera le meilleur de lui-même.
Comment améliorer la collaboration avec la gestion de projet
– Utilisez des outils de gestion de projet pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Par exemple, vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet Office365. Chacun aura un accès immédiat aux tâches et à leurs détails, et ne perdra pas de temps à chercher des informations.
– Définissez clairement et précisément vos propres rôles et ceux des autres. Lorsque vous déléguez des tâches, assurez-vous que les responsables de ces tâches comprennent leurs responsabilités. Vérifiez périodiquement avec eux pour leur offrir de l’aide ou du feedback, et assurez-vous qu’ils restent sur la bonne voie.
– Comprenez vos parties prenantes et créez des plans de communication. Tout d’abord, vous devez comprendre votre équipe et ce qui la motive. Ensuite, n’oubliez pas d’analyser les clients et la direction générale. Créez un plan de communication pour chaque groupe de parties prenantes afin que personne ne soit laissé dans l’ignorance.
3. La gestion de projet améliore la satisfaction du client
Soyons réalistes : vous êtes le chef de projet. C’est à vous qu’il incombe de satisfaire tout le monde.
Cela peut s’avérer difficile à réaliser.
Mais si vous ajoutez un peu de magie à la gestion de projet, vous verrez à quel point il peut être facile de répondre aux attentes des clients.
Comment améliorer la satisfaction des clients grâce à la gestion de projet
– Comprenez les attentes des clients et communiquez clairement. Dans la phase d’initiation, assurez-vous que les clients sont clairs sur les objectifs du projet et sur leurs propres attentes. Qu’espèrent-ils accomplir ? Une fois que vous avez compris leurs attentes, structurez des livrables clairs et obtenez leur approbation.
– Préparez la documentation nécessaire : Le document de lancement du projet / l’analyse de rentabilité du projet, la charte du projet et la politique de changement sont quelques-uns des documents les plus importants.
– Surveillez les risques et préparez un plan pour les atténuer. Évaluez clairement votre projet après avoir créé une structure de répartition du travail. Risquez-vous de dépasser le budget ? Pensez-vous devoir modifier la portée du projet ? Comprenez les risques au lieu de les ignorer.
4. La gestion de projet vous aide à améliorer vos performances
Si vous disposez d’un moyen organisé de suivre vos performances et vos résultats d’un projet à l’autre, vous serez en mesure de les comprendre.
Et si vous pouvez les mesurer, vous pouvez les améliorer.
Sans processus structuré, on peut se demander pourquoi un projet a échoué.
Mais si vous vous en tenez aux processus définis, vous pourrez facilement repérer les goulots d’étranglement et comprendre les variables qui mettent vos projets en péril.
Comment améliorer vos performances en matière de gestion de projet
– Utilisez un outil central pour la gestion, le suivi et le reporting des projets et des tâches. Assurez-vous que toutes vos données se trouvent dans un endroit central où vous pouvez y accéder et les analyser.
– Créez des processus post-achèvement. Réunissez vos parties prenantes et demandez-leur leur avis. Ont-ils remarqué des problèmes, y a-t-il des domaines ou des choses qui leur ont posé problème ?
– Créez un document reprenant toutes les leçons que vous avez tirées (à la fois des données et de l’expérience pratique).
– Mettez en œuvre les changements. Une fois que vous avez compris les zones problématiques, élaborez un plan d’amélioration.
5. La gestion de projet aide à résoudre les problèmes
Enfin, il y a toujours des problèmes dans les projets. Après tout, il y a beaucoup de pièces mobiles en jeu.
Cependant, lorsque vous utilisez une méthodologie de gestion de projet, vous savez exactement comment aborder un problème.
Une méthode structurée d’organisation du travail peut même vous aider à étouffer les problèmes dans l’œuf ou à les remarquer avant qu’ils ne fassent des ravages dans votre projet.
Comment résoudre les problèmes liés à la gestion de projet ?
– Établissez des processus de gestion des risques.
– Notez chaque changement et chaque problème dans votre journal des changements/problèmes.
– Créez des plans de communication pour chaque groupe de parties prenantes et respectez-les.
– Mettez à jour vos plans de projet et de tâches avec chaque nouveau changement accepté afin de comprendre comment il se répercutera sur l’ensemble du projet.
Et voilà, vous y êtes !
Il est temps d’arrêter de s’inquiéter et de profiter du soulagement que la gestion de projet apporte à votre organisation.