Tant d’e-mails. Je ne pense pas connaître quelqu’un qui ne se plaint pas de devoir traiter tant d’e-mails chaque jour. Et les tracas qui en découlent, les malentendus, la frustration si vous ne recevez pas de réponse.
J’ai rassemblé quelques conseils pratiques pour gérer vos e-mails :
Assurez-vous d’avoir un objet clair
Souvent, les gens décident d’ouvrir un e-mail en fonction de l’objet. Il y a de grandes chances que votre courrier ne soit pas lu si l’objet n’est pas clair. Choisissez quelque chose qui clarifie votre boîte mail :
- demander un retour sur votre texte ;
- nouvelle date de réunion ;
- question rapide sur la présentation.
Faites attention avec « répondre à tous »
Vous savez probablement ce que je veux dire, vous recevez tant d’e-mails dans votre boîte de réception, pourtant, ils sont destinés à une personne en particulier, mais le bouton “répondre à tous” a été utilisé. Ne le faites pas, seulement si l’e-mail a une pertinence spécifique pour tout le monde.
Utilisez une adresse e-mail professionnelle
Pour envoyer un e-mail, assurez-vous d’avoir une adresse professionnelle ou utilisez l’adresse électronique de l’université pour laquelle vous travaillez. Saviez-vous que roundcube est une alternative efficace aux solutions de messagerie traditionnelle ? pour en savoir plus c’est par ici.
Attention à l’utilisation des points d’exclamation
N’utilisez pas de points d’exclamation. Utilisez-les plutôt de manière éparse. Les points d’exclamation peuvent avoir un sens émotionnel ou immature, ce que vous voulez éviter en tant que professionnel.
Attention à l’utilisation de l’humour
L’humour dans les courriers électroniques ne va pas loin, car il vous manque l’intonation et les expressions faciales. Le texte écrit n’a pas le même impact que les mots parlés. De plus, ce que vous pensez être drôle, n’est peut-être pas considéré comme drôle par quelqu’un d’autre.
Remplir l’adresse e-mail comme étape finale
Peut-être que cela vous est arrivé, vous avez appuyé sur le bouton d’envoi sans le vouloir. Remède simple : remplissez l’adresse e-mail comme dernière étape avant l’envoi. Ainsi, si vous répondez à un e-mail, supprimez d’abord l’adresse et remplissez-la plus tard. Rien ne peut mal tourner.
Ne jamais envoyer de courriel si vous vous sentez émotif
Si vous vous sentez émotif, en colère, triste, frustré, peu importe, n’envoyez pas de courriel. Attendez de vous être calmé. Tout ce que vous écrirez dans votre état émotionnel fera probablement plus de mal que de bien et peut causer une détresse (inutile).
Relisez votre e-mail avant d’appuyer sur le bouton d’envoi
Votre lecteur remarquera chaque erreur dans votre e-mail. Et selon l’identité de votre lecteur, vous serez jugé. C’est définitivement quelque chose à éviter. Ne faites pas toujours confiance à votre correcteur orthographique, il ne vous donnera pas la certitude à 100 % de ne pas avoir de fautes dans votre texte.
Rien n’est confidentiel, alors faites attention à ce que vous écrivez
Chaque message électronique laisse une trace. Et vous ne saurez jamais où votre message peut aboutir. De ce fait, ne prenez pas de risques, n’écrivez rien dans un e-mail que vous ne souhaitez révéler.
Vérifiez deux fois que vous envoyez votre e-mail à la bonne personne
Dans de nombreux systèmes de messagerie, les noms sont automatiquement remplis dès que vous commencez à taper. Il est très facile de faire une erreur. Avant même que vous ne le sachiez, vous envoyez votre courrier à la mauvaise personne, ce qui peut être gênant pour le destinataire et pour vous.